"Equilibrando os pratos" na incorporação imobiliária

Conforme a Lei 4.591/1964:

“Art. 29. Considera-se incorporador a pessoa física ou jurídica, comerciante ou não, que embora não efetuando a construção, compromisse ou efetive a venda de frações ideais de terreno objetivando a vinculação de tais frações a unidades autônomas, em edificações a serem construídas ou em construção sob regime condominial, ou que meramente aceite propostas para efetivação de tais transações, coordenando e levando a termo a incorporação e responsabilizando-se, conforme o caso, pela entrega, a certo prazo, preço e determinadas condições, das obras concluídas”. (grifos meus)

      Assim, venho, neste artigo, falar um pouco sobre a gestão da imensa cadeia de serviços envolvidos para se obter o sucesso em uma incorporação imobiliária. Dessa forma, cabe listar algumas contratações que são realizadas, separando-as pelas etapas do empreendimento:

• Aquisição do Terreno: corretores, advogados, topógrafos, empresas de sondagem e análise ambiental, arquiteto, pesquisa e análise de mercado, dentre outros consultores específicos.
• Concepção e Desenvolvimento de Produto: arquitetos, arquitetos de interiores, paisagistas, engenheiros calculistas para estrutura e fundação, engenheiros de instalações prediais, consultores variados – estacionamento, operação, segurança, bombeiro, acessibilidade, conforto térmico e acústico, luminotécnica – entre muitos outros.
• Aprovação de Projeto e Registro de Incorporação: consultores em legislação e para aprovação em cada órgão específico (COMAR, Prefeitura, Cetesb, Graprohab, DPAV, etc.), profissional para elaborar a NBR, advogado para o Memorial de Incorporação, Convenção de Condomínio e Registro.
• Desenvolvimento da Campanha e estratégia de Marketing: agências de publicidade, agências de promoção, arquiteta para desenvolver o PDV, desenvolvedores de imagens e vídeos do produto, empresas de maquetes e mais mil outros profissionais.
• Vendas: empresas de vendas terceiras e equipes internas, empresas de tecnologias para análise das vendas, terceirizadas para a operação do PDV – limpeza, segurança, recepção, valet – entre outros.

        São muitos contratos a se gerenciar e, lá vem o pior, praticamente todos simultâneos. É um desafio diário equilibrar todos estes “pratos”, sem deixa-los cair, objetivando o bom resultado do projeto.

          Mas, qual o segredo para dar certo?

         Definitivamente, não existe fórmula mágica, mas, a meu ver, a boa gestão disso tudo, eficiente e eficaz, passa por alguns pontos que serão ponderados a seguir:

• Reconhecimento: sempre antes de iniciar um projeto, o gestor deve fazer alguns exercícios, sozinho, não delegados, que o permitem ter a total visão do que vem pela frente. São eles:

1-) Montar uma EAP – Estrutura Analítica de Projeto (em inglês WBS – Work Breakdown Structure) –  que é onde se “estressa”, ao máximo, cada etapa e cada entrega do projeto. Dessa forma, consegue-se ter a visão geral dos processos, das dificuldades, dos terceiros que deverão ser contratados e da complexidade do negócio. Quanto maior a EAP, mais complexo será sua gestão.

2-) Identificar os stakeholders – aqui entende-se quem serão os agentes que poderão ajudar ou atrapalhar o desenvolvimento do negócio, para evitar surpresas desagradáveis no processo. Podem surgir novos stakeholders no meio do percurso, por isso, o ideal é revisitar esta lista de tempos em tempos, pois a visão do gestor pode, no decorrer do tempo, ficar mais clara e permitir que se acrescente nomes a esta lista, ainda antes de se tornarem obstáculos reais.

• Planejamento: após a etapa de reconhecimento, já é possível passar para a próxima, que é de planejar como e em quanto tempo tudo será feito. Para isso, é ideal que seja elaborado um cronograma bem detalhado, com os nomes dos responsáveis por cada uma das ações. Obviamente, pode ser que ainda não se tenha identificados todos os terceiros que serão envolvidos, mas já é possível saber quando deverão ser acionados. Aqui, é fundamental que os membros da equipe de gestão sejam designados e o papel de cada um seja determinado claramente. 

• Contratações: todos os profissionais terceiros devem ter contratos (documentos, propriamente ditos) com escopos bem definidos e detalhados e prazos e responsabilidades (das duas partes) estabelecidos. Pode parecer estranho para quem não é do “meio”, mas é comum no seguimento de incorporação imobiliária não haver contratos formalizados com alguns prestadores de serviço, devido à correria, à relação de parceria, entre outras desculpas para que seja dessa forma. Mas a verdade é que não é ideal e nem correto atuar assim, pois se não houver um contrato bem escrito, qualquer solicitação das partes, uma a outra, pode vir a gerar tensão. Ter as responsabilidades bem descritas ajuda tanto ao contratado, que sabe exatamente o que entregar e o que esperar da outra parte, como ao contratante, que sabe o que vai receber e tem como se preparar para entregar todas as informações e documentos necessários para a realização do trabalho.

• Informações e Documentos: organização é parte importantíssima para qualquer gestão e, neste caso, não é diferente. Documentos em vias físicas devem ser arquivados com identificação nas pastas e ordem de assunto nos armários, mas, antes disso, todos devem ser digitalizados imediatamente e salvos na rede, para que sejam facilmente acessados e enviados a quem precisar.

• Metas e Métricas: para cada etapa e cada serviço do ciclo do desenvolvimento de uma incorporação imobiliária há que se definir metas e métricas de aferição do desempenho. Isso deve ser alinhado e conhecido por todos os membros das equipes relacionadas, assim como a periodicidade com que serão medidas. Os KPIs (Key Performance Indicators) avaliam a eficácia da gestão e indicam a necessidade de mudanças de rumo, se forem ruins.

• Contatos: é ideal que os contatos de todos os envolvidos no projeto sejam salvos em um arquivo ou agenda compartilhada entre toda a equipe. Dessa forma, possíveis problemas podem ser resolvidos facilmente na ausência de alguém.

• Reuniões e Feedbacks: muitas das reuniões criadas nas grandes empresas poderiam ser evitadas. Quantas vezes já ouvi e já disse: “Passei o dia todo em reuniões e não consegui trabalhar”. Por isso, é necessário evita-las e concentrar-se na execução do que, realmente, importa. Os deslocamentos nas grandes cidades também são difíceis e perde-se muito tempo no trânsito entre um local e outro. Com tanta tecnologia, deve-se usar ao máximo todas as formas de comunicação para otimizar o “timing” das coisas, e pode ser mais produtivo realizar reuniões por vídeo conferência. Para haver comunicação e feedbacks, não é necessário haver reuniões o tempo todo.

Além destas recomendações, para cada etapa, temos uma atuação mais eficaz.

Quando se está com o projeto em fase de aprovação nos órgãos públicos, devido a demasiada demora destes (uns mais, outros menos, mas todos os órgãos públicos, de qualquer cidade ou estado brasileiro, são demorados em suas análises e processos), a gestão deve garantir que sempre que haja alguma solicitação da parte destes, que seja atendida muito rapidamente. Quando não há urgência em sanar as pendências ou atender aos pedidos dos órgãos públicos, estes subentendem que não se tem pressa. E se não se tem pressa, automaticamente, já é subentendido que poderá passar outro processo na frente. Então, agilidade no retorno é essencial, nestes casos.

Quanto a gestão do time de vendas, essa deve ser feita de perto, na marcação “homem a homem”. A tecnologia deve ser um aliado aqui, pois existem ferramentas para se acompanhar o andamento das vendas on-line que possibilitam saber o momento em que se faz importante a presença in loco. No entanto, as ferramentas só ajudarão se forem usadas adequadamente, com um olhar de gestor, extraindo as informações para agir da forma e no momento oportunos. Há, ainda, um outro ponto de atenção: quando se trata de gestão de vendas, todo dia é dia, e toda hora é hora. Certamente, a tecnologia ajuda nisso também, mas é preciso estar disponível.

Sei que para alguns, essas orientações e dicas podem parecer redundantes, mas também sei que para muitos não. O mercado de incorporação imobiliária, em muitos momentos, é carente de processos de gestão e chega, até, a ser amador em alguns casos. Assim, acredito que esse artigo possa ter contribuído com muitos profissionais e empresários que atuam ou querem atuar neste seguimento, o qual é desafiador ao extremo, mas é gratificante quando se faz com paixão.

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